Word: funzionalità base

1. Quale programma usare

Per seguire questa lezione ti consiglio di usare Microsoft Word: è il programma di videoscrittura più diffuso, lo trovi a scuola e in quasi tutti gli uffici, e il suo formato (.docx) è lo standard con cui si scambiano i documenti. Word fa parte del pacchetto Microsoft 365 (a pagamento); molte scuole e università lo offrono gratis a studenti e docenti, quindi prima di acquistarlo chiedi alla tua segreteria.

Se non hai Word, un’ottima alternativa gratuita è ONLYOFFICE Desktop Editors:

è gratuito e open source, per Windows, macOS e Linux;
apre e salva direttamente i file .docx, senza conversioni;
ha un’interfaccia a schede molto simile a quella di Word, quindi tutto quello che vedi in questa lezione lo ritrovi quasi negli stessi punti.

Nomi dei menu

In questa lezione uso i nomi della versione italiana di Word (ad esempio scheda Home, Inserisci, Layout). In ONLYOFFICE alcune voci hanno un nome leggermente diverso, ma la logica è la stessa.

2. L’interfaccia di Word

Quando apri Word e crei un Documento vuoto, la finestra è divisa in alcune zone principali:

Zona	A cosa serve
Barra di accesso rapido	In alto a sinistra: Salva, Annulla, Ripeti. Puoi aggiungere i comandi che usi più spesso.
Barra multifunzione (ribbon)	La fascia con tutti i comandi, divisa in schede.
Righello	Mostra margini e rientri. Se non lo vedi: Visualizza → Righello.
Area di lavoro	Il foglio su cui scrivi.
Barra di stato	In basso: numero di pagina, conteggio parole, lingua e zoom.

Le schede più importanti della barra multifunzione sono:

Scheda	Cosa contiene
File	Nuovo, Apri, Salva, Salva con nome, Esporta in PDF, Stampa.
Home	Appunti (copia/incolla), Carattere, Paragrafo, Stili, Trova e sostituisci.
Inserisci	Pagina vuota, interruzione di pagina, tabelle, immagini, forme, intestazione e piè di pagina, numeri di pagina, simboli.
Progettazione	Temi, colori, bordi pagina, filigrana.
Layout	Margini, orientamento, dimensioni del foglio, colonne, interruzioni, rientri e spaziatura.
Riferimenti	Sommario, note a piè di pagina, didascalie.
Revisione	Controllo ortografia, conteggio parole, commenti, revisioni.
Visualizza	Modalità di visualizzazione, righello, zoom, più finestre.

Suggerimento

Passa il mouse sopra un pulsante e aspetta un secondo: compare un riquadro con il nome del comando e la sua scorciatoia da tastiera. È il modo più veloce per imparare dove si trovano le cose.

3. Creare, salvare e aprire un documento

Nuovo documento: File → Nuovo → Documento vuoto.
Salvare: File → Salva con nome, scegli la cartella e il nome. Il formato predefinito è Documento di Word (.docx).
Esportare in PDF: File → Esporta → Crea documento PDF/XPS (oppure Salva con nome e scegli PDF). Il PDF è il formato giusto quando devi consegnare un documento: si vede uguale su ogni computer e non si modifica per sbaglio.
Aprire: File → Apri, oppure doppio clic sul file.

Attenzione

Salva spesso e dai ai file nomi chiari (ad esempio relazione-scienze-rossi.docx invece di Documento1.docx). Se usi OneDrive puoi attivare il Salvataggio automatico in alto a sinistra.

4. Formattare il testo (carattere)

La formattazione del carattere cambia l’aspetto delle lettere. Prima selezioni il testo, poi scegli il comando dal gruppo Home → Carattere.

Comando	Effetto
Tipo di carattere (font)	Calibri, Arial, Times New Roman, …
Dimensione	In punti (pt): 11–12 pt per il testo normale, di più per i titoli.
Grassetto, Corsivo, Sottolineato	Per mettere in evidenza parole importanti.
~~Barrato~~	Testo cancellato con una linea.
Apice e pedice	x² (apice) e H₂O (pedice).
Colore carattere	Cambia il colore del testo.
Colore evidenziazione testo	Come un evidenziatore giallo sul foglio.
Maiuscole/minuscole (`Aa`)	Trasforma il testo in MAIUSCOLO, minuscolo, Iniziali Maiuscole…
Cancella formattazione	Riporta il testo selezionato allo stile normale.

Altre opzioni (come il maiuscoletto o la spaziatura tra i caratteri) si trovano nella finestra Carattere: clicca la piccola freccia in basso a destra del gruppo Carattere.

4.1 Copia formato

Il pennello Copia formato (Home → Appunti) copia la formattazione da un testo a un altro:

clicca dentro il testo già formattato come vuoi;
clicca Copia formato;
seleziona il testo a cui applicare la stessa formattazione.

Con un doppio clic sul pennello puoi applicare il formato più volte; premi Esc per smettere.

5. Formattare i paragrafi

Per Word un paragrafo è tutto il testo compreso tra due pressioni del tasto Invio. La formattazione del paragrafo riguarda la posizione del testo nella pagina e si trova in Home → Paragrafo.

5.1 Allineamento

Allineamento	Quando usarlo
A sinistra	Testo normale (è quello predefinito).
Al centro	Titoli, volantini, copertine.
A destra	Data e destinatario in una lettera, firme.
Giustificato	Testo allineato su entrambi i lati, come nei libri e nelle relazioni.

5.2 Interlinea e spaziatura

Interlinea: lo spazio tra le righe dello stesso paragrafo (1,0 – 1,15 – 1,5 – 2,0).
Spaziatura prima/dopo: lo spazio tra un paragrafo e l’altro, in punti. Si imposta da Layout → Spaziatura.

Non usare Invio e Spazio per impaginare

Non premere Invio tante volte per scendere nella pagina e non usare la barra spaziatrice per spostare il testo a destra. Basta cambiare un carattere e tutto si sposta. Usa invece spaziatura, allineamento, rientri, tabulazioni e interruzioni di pagina.

5.3 Rientri e tabulazioni

Rientro sinistro/destro: sposta tutto il paragrafo verso l’interno (Layout → Rientro, oppure i pulsanti Aumenta/Riduci rientro).
Rientro prima riga: sposta solo la prima riga, come nei romanzi.
Tabulazioni: punti fissi sul righello dove si ferma il cursore premendo Tab. Servono per allineare testo sulla stessa riga (ad esempio Difficoltà / Preparazione / Cottura). Si aggiungono cliccando sul righello.

5.4 Bordi e sfondo del paragrafo

Con i pulsanti Bordi e Ombreggiatura (Home → Paragrafo) puoi incorniciare un paragrafo o colorarne lo sfondo. Per bordi più precisi (colore, spessore, solo un lato) usa Bordi → Bordi e sfondo….

5.5 Mostra/Nascondi ¶

Il pulsante ¶ (Home → Paragrafo) mostra i caratteri nascosti: i segni di paragrafo (¶), gli spazi (·), le tabulazioni (→) e le interruzioni di pagina. È lo strumento più utile per capire perché un documento si comporta in modo strano.

6. Elenchi puntati e numerati

Nel gruppo Home → Paragrafo trovi tre tipi di elenco:

Elenco puntato: quando l’ordine non conta (ingredienti, materiali, …).
Elenco numerato: quando l’ordine conta (passaggi di una procedura).
Elenco a più livelli: per elenchi con sotto-elenchi.

Trucchi utili:

premi Tab all’inizio di una voce per farla diventare un sotto-livello, Maiusc + Tab per tornare indietro;
premi Invio due volte per chiudere l’elenco;
con il tasto destro su un numero → Ricomincia da 1 o Continua numerazione.

7. Gli stili

Uno stile è un insieme di formattazioni salvate con un nome: Normale, Titolo, Titolo 1, Titolo 2, Didascalia… Li trovi in Home → Stili.

Perché usarli invece di formattare a mano ogni titolo?

Coerenza: tutti i titoli dello stesso livello sono uguali.
Velocità: per cambiare il colore di tutti i titoli modifichi lo stile una volta sola (tasto destro sullo stile → Modifica…).
Struttura: Word sa quali paragrafi sono titoli, quindi può creare il sommario e mostrare il riquadro di spostamento (Visualizza → Riquadro di spostamento).

8. Le tabelle

Per creare una tabella: Inserisci → Tabella e trascina il mouse sul numero di righe e colonne. Quando il cursore è dentro la tabella compaiono due schede in più: Struttura tabella e Layout (della tabella).

Operazione	Dove si trova
Aggiungere righe/colonne	Layout → Inserisci sopra/sotto/a sinistra/a destra (oppure `Tab` nell’ultima cella per aggiungere una riga).
Eliminare righe/colonne	Layout → Elimina.
Unire celle	Seleziona le celle → Layout → Unisci celle.
Dividere celle	Layout → Dividi celle.
Colore di sfondo delle celle	Struttura tabella → Ombreggiatura.
Bordi	Struttura tabella → Bordi (stile, spessore e colore della penna).
Allineare il testo nella cella	Layout → gruppo Allineamento (9 posizioni).
Larghezza e altezza	Trascina i bordi oppure Layout → Dimensioni cella.
Ripetere l’intestazione su ogni pagina	Layout → Ripeti righe intestazione.

Gli stili tabella (Struttura tabella) applicano con un clic colori e bordi già pronti.

9. Immagini

Inserire: Inserisci → Immagini → Questo dispositivo…
Ridimensionare: trascina le maniglie sugli angoli (così non si deforma).
Disposizione del testo: clicca l’immagine → icona Opzioni layout. In linea con il testo la tratta come una lettera (la puoi centrare come un paragrafo); Incorniciato o Ravvicinato fanno scorrere il testo intorno.
Didascalia: tasto destro sull’immagine → Inserisci didascalia… (oppure Riferimenti → Inserisci didascalia). Word numera le figure da solo: Figura 1, Figura 2…

10. Layout di pagina

Tutto si trova nella scheda Layout:

Margini: la distanza del testo dai bordi del foglio (Normale = 2,5 cm circa).
Orientamento: Verticale oppure Orizzontale (utile per tabelle larghe).
Dimensioni: A4 è il formato standard in Italia.
Colonne: divide il testo in 2 o 3 colonne, come in un giornale.
Interruzioni:
- Interruzione di pagina (Ctrl + Invio): il testo che segue inizia sulla pagina successiva. Usala al posto di tanti Invio!
- Interruzione di sezione: divide il documento in sezioni che possono avere orientamento, margini, colonne o intestazioni diverse.

Dalla scheda Progettazione puoi aggiungere i Bordi pagina (una cornice intorno a tutto il foglio), il Colore pagina e una Filigrana. Nella finestra Imposta pagina (freccia in basso a destra del gruppo Imposta pagina) → scheda Layout trovi anche l’Allineamento verticale: con Al centro il contenuto viene centrato in altezza nel foglio.

11. Intestazione, piè di pagina e note

Intestazione e piè di pagina: Inserisci → Intestazione / Piè di pagina, oppure doppio clic sul margine alto o basso del foglio. Quello che scrivi lì si ripete su tutte le pagine.
Numeri di pagina: Inserisci → Numero di pagina. Per scrivere Pagina 1 di 3 usa Inserisci → Parti rapide → Campo… e scegli i campi Page e NumPages (oppure SectionPages per contare solo le pagine della sezione).
Prima pagina diversa: nella scheda Intestazione e piè di pagina spunta Diversa per la prima pagina. È così che la copertina non mostra il numero di pagina.
Note a piè di pagina: Riferimenti → Inserisci nota a piè di pagina. Word mette un numerino nel testo e la nota in fondo alla pagina, numerandole automaticamente.

12. Il sommario

Se hai usato gli stili Titolo 1, Titolo 2… il sommario si crea in un attimo:

metti il cursore dove vuoi il sommario (di solito dopo la copertina);
Riferimenti → Sommario → scegli un modello automatico;
quando modifichi il documento, clicca sul sommario → Aggiorna sommario.

Nel sommario ogni voce è un collegamento: con Ctrl + clic salti al capitolo.

13. Strumenti di revisione

Controllo ortografia e grammatica: Revisione → Controllo ortografia e grammatica (F7). Le parole sottolineate in rosso sono errori di ortografia, quelle in blu sono possibili errori di grammatica.
Conteggio parole: Revisione → Conteggio parole, oppure guarda la barra di stato.
Trova e sostituisci: Home → Sostituisci (Ctrl + H). Utile per correggere lo stesso errore in tutto il documento.
Commenti: Revisione → Nuovo commento, per lasciare note senza modificare il testo.
Revisioni: Revisione → Rileva modifiche. Ogni modifica viene evidenziata e può essere accettata o rifiutata: è il modo in cui un insegnante o un collega corregge un documento.

14. Scorciatoie da tastiera

Queste scorciatoie funzionano in Word e in ONLYOFFICE:

Scorciatoia	Azione
`Ctrl` + `C` / `Ctrl` + `X` / `Ctrl` + `V`	Copia / Taglia / Incolla
`Ctrl` + `Z` / `Ctrl` + `Y`	Annulla / Ripeti
`Ctrl` + `A`	Seleziona tutto
`Ctrl` + `Invio`	Interruzione di pagina
`Ctrl` + `H`	Trova e sostituisci
`Ctrl` + `P`	Stampa
`F12`	Salva con nome
`F7`	Controllo ortografia
`Maiusc` + `F3`	Cambia maiuscole/minuscole
`Maiusc` + `Invio`	A capo senza creare un nuovo paragrafo
Doppio clic / Triplo clic	Seleziona una parola / un paragrafo

Grassetto, corsivo e sottolineato

Le scorciatoie di formattazione dipendono dalla lingua del programma. Nella versione inglese sono Ctrl + B (grassetto), Ctrl + I (corsivo) e Ctrl + U (sottolineato); nella versione italiana di Word di solito sono Ctrl + G, Ctrl + I e Ctrl + S. Nel dubbio, passa il mouse sopra il pulsante e leggi la scorciatoia nel suggerimento.

15. Esercizi: replica il documento

Per ogni esercizio scarica il file e ricrealo da zero, identico, in un documento vuoto. Puoi aprire l’originale (o la sua anteprima PDF) accanto al tuo per confrontarli.

Alla fine, attiva ¶ Mostra/Nascondi in entrambi i documenti: un buon lavoro non ha Invio vuoti messi per spostare il testo né spazi usati per allinearlo. Per controllare i valori esatti (dimensione del carattere, colori, spaziature) clicca dentro un paragrafo dell’originale e guarda la scheda Home o la finestra Paragrafo.

Esercizio 1 — Lettera formale

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Cosa allena: tipo e dimensione del carattere, grassetto/corsivo/sottolineato, colore, allineamento a sinistra/destra/giustificato, spaziatura tra paragrafi, interlinea, margini.

Suggerimenti:

margini di 2,5 cm su tutti i lati (Layout → Margini → Margini personalizzati);
carattere Calibri 12;
usa la spaziatura dopo il paragrafo per separare i blocchi (mittente, destinatario, data…), non gli Invio vuoti.

Esercizio 2 — Volantino

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Cosa allena: caratteri e colori diversi, maiuscoletto, evidenziatore, elenco puntato con rientro, bordo e sfondo di un paragrafo, bordo pagina.

Suggerimenti:

il bordo intorno al foglio si trova in Progettazione → Bordi pagina (stile doppia linea, blu scuro, 2¼ pt);
il riquadro INGRESSO LIBERO è un paragrafo con bordo e sfondo (Bordi → Bordi e sfondo…), con rientro a sinistra e a destra di 2,5 cm;
il contenuto è centrato verticalmente nella pagina (Imposta pagina → Layout → Allineamento verticale: Al centro).

Esercizio 3 — Ricetta

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Cosa allena: stili Titolo e Titolo 1 personalizzati, tabulazioni, elenchi puntati a due livelli, elenco numerato, bordo solo a sinistra.

Suggerimenti:

modifica lo stile Titolo 1 (verde, grassetto, 14 pt, con bordo inferiore) e applicalo a entrambi i titoli di sezione;
la riga Difficoltà / Preparazione / Cottura usa due tabulazioni, non spazi;
per i sotto-elenchi degli ingredienti usa Tab all’inizio della voce.

Esercizio 4 — Orario scolastico

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Cosa allena: orientamento orizzontale, tabelle, sfondo e bordi delle celle, unione di celle, allineamento del testo nelle celle.

Suggerimenti:

prima imposta Layout → Orientamento → Orizzontale, poi inserisci una tabella da 6 colonne × 7 righe;
la riga RICREAZIONE si ottiene unendo le 5 celle dei giorni;
la seconda tabella (coordinatore, rappresentanti, aula) ha 2 colonne e 3 righe.

Esercizio 5 — Relazione

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Cosa allena: copertina, interruzioni di pagina e di sezione, stili Titolo 1 e Titolo 2, sommario automatico, intestazione e piè di pagina, numeri di pagina, note a piè di pagina, immagini con didascalia.

Suggerimenti:

la copertina è separata dal resto con un’interruzione di sezione (Layout → Interruzioni → Pagina successiva): così non ha intestazione né numero di pagina, e la numerazione riparte da 1 nella seconda sezione;
nel piè di pagina scrivi Pagina e di a mano e inserisci i campi Page e SectionPages;
nell’intestazione il testo a destra è allineato con una tabulazione destra;
crea il sommario per ultimo e ricordati di aggiornarlo;
le due note a piè di pagina si inseriscono da Riferimenti: non scrivere i numeri a mano!

Hai finito tutti gli esercizi?

Prova a rifare un documento vero: una relazione di scuola, il tuo curriculum o il volantino di un evento. Applica gli stessi strumenti: stili, sommario, tabelle, interruzioni di pagina e nessun Invio di troppo.

16. Quiz

Mettiti alla prova

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